SCHADENWISSEN · ERSTE SCHRITTE
Schadenmeldung für Hausverwaltungen
Wenn ein Schaden gemeldet werden muss — Wasserrohrbruch, Sturmschaden, Personenschaden, Einbruch — entscheiden die ersten 48 Stunden über die Höhe der Versicherungsleistung. Wer falsch oder zu spät meldet, riskiert Leistungskürzung nach § 28 VVG oder kompletten Wegfall.
Die Sofort-Reihenfolge der ersten 24 Stunden
Bevor Sie irgendetwas anderes tun, gehen Sie diese Reihenfolge ab. Sie ergibt sich aus der Rettungs- und Schadensminderungspflicht (§ 82 VVG) plus der Anzeigepflicht (§ 30 VVG, oft in den Bedingungen verschärft).
Schritt 1 — Schaden begrenzen (sofort)
- Wassersperrung schließen, Strom in betroffenen Bereichen abschalten, lose Bauteile sichern, Brandquelle isolieren.
- Bei Personenschaden: Notruf 112, Erste Hilfe, dann erst Versicherung.
- Bei Einbruch: nichts anfassen, Polizei rufen (110), Tatortdokumentation der Polizei abwarten.
Schritt 2 — Schaden dokumentieren (bevor aufgeräumt wird)
- Fotos: weitwinklig + Detail, mit Datums-/Zeitstempel der Kamera.
- Video, wenn Wasser fließt oder Schaden sich dynamisch entwickelt.
- Bei Sturm/Starkregen: Wetterdaten-Screenshot vom Deutschen Wetterdienst speichern.
- Zeugen-Namen und -Kontakte notieren, sobald jemand anwesend war.
Schritt 3 — Notreparatur freigeben lassen
- Nur das, was zur Schadenbegrenzung nötig ist — keine Dauerreparatur ohne Versicherer-Freigabe.
- Handwerker-Auftrag schriftlich, Kostenrahmen festhalten.
- Belege sammeln (Rechnungen, Stundennachweise, Materialliste).
Schritt 4 — Schaden melden (binnen 24–48 Stunden)
- Erstmeldung per Mail oder Online-Formular des Versicherers.
- Schadennummer abwarten, in allen Folgemails referenzieren.
- Eigentümer/WEG informieren (Verwalterpflicht aus dem Verwaltervertrag).
Mustertext: Erstmeldung an den Versicherer
Diesen Text kopieren, anpassen und in den ersten 24 Stunden raus. Wer mehr als 48 Stunden wartet, kommt unter Erklärungsdruck — Versicherer fragen dann gerne, warum die Meldung nicht „unverzüglich“ war.
Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit melden wir einen [Wasserschaden / Sturmschaden / Personenschaden / Einbruch / sonstigen Schaden] auf der oben genannten Objektadresse.
Schaden-Eckdaten:
— Schadendatum/-zeit: [TT.MM.JJJJ, ungefähre Uhrzeit]
— Meldedatum: [heute]
— Schadenhergang: [kurze sachliche Beschreibung in 2–3 Sätzen, ohne Schuldzuweisung]
— Betroffene Bereiche: [Räume/Etagen/Sondereigentum/Gemeinschaftseigentum]
— Geschätzter Schaden: [Größenordnung, falls schon einschätzbar]
— Sofortmaßnahmen: [was zur Schadenbegrenzung bereits unternommen wurde]
— Personenschäden: [ja/nein, falls ja: Beteiligte, Verletzungen]
Anlagen: Fotos (Übersicht + Detail), [Polizei-Aktenzeichen falls vorhanden], Wetterdaten-Screenshot (bei Sturm/Starkregen), Zeugen-Liste.
Wir bitten um Zuteilung einer Schadennummer und um Mitteilung, ob/welcher Gutachter beauftragt wird und in welchem Umfang wir bereits Notreparatur veranlassen können.
Mit freundlichen Grüßen
[Name Verwalter] · [Verwaltung] · [Telefon] · [E-Mail]
Was nicht zu tun ist
Die fünf häufigsten Fehler:
- Reparatur ohne Versicherer-Freigabe. Was ohne Vorab-Abstimmung beauftragt wird, kann später nicht abgerechnet werden, wenn der Versicherer sagt: „Das hätten wir auch günstiger gekonnt.“
- Schaden „vereinfachen“. Wer den Schaden in der Meldung kleiner darstellt, weil er Streit befürchtet, riskiert später Vorwurf der Obliegenheitsverletzung — die korrekte und vollständige Beschreibung ist Pflicht.
- Aufräumen vor der Dokumentation. Putzkolonne ist menschlich verständlich, aber versicherungsrechtlich riskant — die spätere Beweisführung wird schwer.
- Mündliche Schadenmeldung. Telefon-Meldung ist zulässig, aber unbedingt mit schriftlicher Bestätigung nachziehen. Sonst gibt es im Streitfall keine Beweise.
- Eigentümer/WEG nicht informieren. Verwalter, die einen Schaden allein abwickeln und die Eigentümergemeinschaft nicht zeitnah einbinden, verletzen ihre Verwalterpflichten und riskieren D&O- oder VSH-Folgen.
Welche Versicherung bei welchem Schaden zuständig ist
Die richtige Police im Versicherungsfall macht 80 % der Arbeit aus. Falscher Adressat = Wochen Verzögerung.
| Schadenart | Zuständige Police | Meldung an |
|---|---|---|
| Leitungswasser im Gebäude | Wohngebäudeversicherung der WEG/des Eigentümers | Versicherer des Eigentümers |
| Wasserschaden durch Mietersinstallation | Privathaftpflicht des Mieters | Versicherer des Mieters |
| Sturmschaden Dach/Fassade | Wohngebäudeversicherung | Versicherer der WEG/des Eigentümers |
| Starkregen, Rückstau, Hochwasser | Wohngebäudeversicherung MIT Elementar-Baustein | Versicherer (nur wenn Elementar eingeschlossen) |
| Glasbruch im Gemeinschaftsbereich | Glasversicherung der WEG (separat oder im Gebäudevertrag) | Glasversicherer |
| Sturz auf glattem Gehweg, Personenschaden | Haus- und Grundbesitzer-Haftpflicht der WEG | Haftpflicht-Versicherer der WEG |
| Verwalter-Fehler (Vermögensschaden) | Vermögensschaden-Haftpflicht (VSH) des Verwalters | VSH-Versicherer des Verwalters |
| Cyberangriff (Datenverlust, Banking-Manipulation) | Cyber-Versicherung des Verwaltungsbetriebs | Cyber-Versicherer |
| Mitarbeiter-Veruntreuung (Treuhandgeld) | Vertrauensschadenversicherung des Verwalters | Vertrauensschaden-Versicherer |
Fristen, die Sie kennen müssen
| Frist | Bedeutung | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| „Unverzüglich“ | In der Praxis: 24–48 Stunden nach Kenntnis | § 30 VVG + Bedingungen |
| 1 Woche | Häufige Meldefrist in Glas- und Hausratversicherungen | Versicherungsbedingungen |
| 1 Monat | Frist für die Schadenaufnahme nach Sachschaden | § 14 VVG (Fälligkeit) |
| 3 Jahre | Verjährungsfrist für Versicherungsansprüche | § 195 BGB i. V. m. § 199 BGB |
Häufige Fragen
Muss ich auch melden, wenn ich nicht sicher bin, ob die Versicherung zuständig ist?
Ja. Im Zweifel immer melden — die Versicherung prüft die Zuständigkeit. Eine spätere Meldung, weil Sie erst klären wollten, ob es die richtige Police ist, ist ein häufiger Grund für Leistungskürzung wegen verspäteter Anzeige.
Wer trägt die Kosten für die Notreparatur, wenn der Versicherer die Leistung später ablehnt?
Notreparatur zur Schadenbegrenzung ist nach § 83 VVG erstattungsfähig, sofern sie sachlich und finanziell verhältnismäßig war. Auch wenn die eigentliche Schadendeckung später abgelehnt wird, sind die Notmaßnahmen typischerweise zu erstatten. Belege aufbewahren.
Kann ich den Schaden zuerst per Telefon melden und das Formular nachreichen?
Ja, das ist üblich und akzeptiert. Wichtig: am gleichen Tag noch eine schriftliche Bestätigung per Mail nachschieben mit Schadennummer und Eckdaten — sonst gibt es im Streitfall keinen Nachweis, dass die Erstmeldung fristgerecht war.
Was, wenn die WEG-Eigentümer die Schadenmeldung verzögern wollen?
Als Verwalter sind Sie aus dem Verwaltervertrag und nach §§ 666, 668 BGB zur unverzüglichen Schadensmeldung verpflichtet — das geht der Beratung mit Eigentümern vor. Eigentümer-Informationen können parallel erfolgen, dürfen die Meldung aber nicht aufhalten.
Wann sollte ich einen Anwalt einschalten?
Wenn der Versicherer die Leistung ablehnt oder erheblich kürzt, wenn ein Gutachter die Schadenhöhe deutlich niedriger ansetzt als der Handwerker-Kostenvoranschlag, oder wenn die Schadensumme über 50.000 Euro liegt. Vorher: Verwalter-Rechtsschutzversicherung greift typischerweise.
Im konkreten Schadenfall lieber direkt sprechen?
Wenn Sie einen Schaden gerade melden müssen und unsicher sind, welche Police zuständig ist oder wie die Erstmeldung formuliert sein muss: Vereinbaren Sie einen Online-Termin. Innerhalb eines Werktages gehen wir die Meldung gemeinsam durch.
Online-Beratung vereinbarenWer steht hinter diesem Ratgeber?
Jan Pohl, ungebundener Versicherungsmakler aus Aachen, spezialisiert auf Hausverwalter, WEG-Verwalter und Immobilienmakler. Drei Perspektiven aus Jura, BWL und Beratungspraxis. Die Hinweise auf dieser Seite basieren auf VVG, BGB und gängigen Versicherungsbedingungen und ersetzen keine individuelle Beratung. Im konkreten Fall ist eine fachliche Prüfung der Police und der Bedingungen Pflicht.
