SCHADENWISSEN · UNTERLAGEN

Unterlagen für die Schadenmeldung

Die Schadenmeldung selbst ist nur der erste Schritt. Was den Versicherer wirklich entscheidet, sind die Unterlagen, die Sie mitschicken — Fotos, Belege, Zeugenaussagen, Wartungsprotokolle. Wer hier vollständig liefert, bekommt schnell und korrekt erstattet. Wer nachreichen muss, verliert Wochen — und Risiko-Punkte für Leistungskürzung.

Universal-Checkliste — gilt für jede Schadenart

Pflicht-Unterlagen bei jeder Schadenmeldung

Schadenanzeige-Formular des Versicherers, vollständig ausgefüllt.
Versicherungsschein-Nummer und Objektadresse (genauer Standort).
Schadendatum und -uhrzeit (so genau wie möglich, ggf. „zwischen 16:00 und 18:00 Uhr am 14.05.“).
Schadenhergang — sachliche Beschreibung in 3–5 Sätzen, ohne Schuldzuweisung an Dritte.
Foto-Dokumentation — Übersicht weitwinklig und Detail aller Schäden.
Kontaktdaten des Verwalters/Verantwortlichen (Telefon, Mail).
Mitarbeiter-Vollmacht, falls die Schadenmeldung nicht durch den Geschäftsführer erfolgt.

Spezial-Checklisten pro Sparte

1. Wohngebäudeversicherung (Leitungswasser, Brand, Sturm, Hagel, Elementar)

Fotos vor jeder Reparatur — auch von kleinen Schadenstellen.
Bei Sturm/Starkregen: Wetterdaten-Screenshot vom Deutschen Wetterdienst.
Bei Brand: Polizei-/Feuerwehr-Bericht oder Aktenzeichen.
Bei Leitungswasser: Handwerker-Befund-Bericht zur Schadenursache (Korrosion vs. plötzlich gebrochenes Rohr).
Kostenvoranschläge von 2–3 Handwerkern (idealerweise vor Reparatur-Beauftragung).
Bei Folgeschäden Trocknung: Trocknungs-Messprotokoll (Restfeuchtigkeit pro Tag).
Verwaltervertrag (auf Verlangen) — als Nachweis der Eigentumsverhältnisse.
Bei WEG: Teilungserklärung (Auszug, der die Sondereigentums-/Gemeinschaftseigentums-Grenze klärt).
Mietausfall-Berechnung: Mietvertrag und tatsächlich entgangene Miete pro betroffener Wohneinheit.

2. Haus- und Grundbesitzer-Haftpflicht (HuG)

Schadensbericht des Geschädigten (Drittperson) — am besten schriftlich, mit Datum, Hergang, gefordertem Schadenersatz.
Bei Personenschaden: Arzt-Bescheinigung des Geschädigten, ggf. Krankenhaus-Bericht.
Bei Sachschaden: Rechnungen, Reparatur-Kostenvoranschläge des Geschädigten.
Zeugen-Liste (Name, Adresse, Telefon).
Foto der Schadenstelle und Schadenursache (rutschiges Treppenhaus, defekter Gehweg etc.).
Verkehrssicherungspflicht-Dokumentation: Wer war wann zuständig (Hausmeister-Vertrag, Hausordnung).
Bei Winterschaden: Streupflicht-Plan und Streu-Protokoll.

3. Glasversicherung

Foto des Glasbruchs.
Größe und Lage des betroffenen Glases (Maße in cm, Fenster/Türe/Spiegel/Treppenhaus).
Bei Vandalismus: Polizei-Anzeige (Aktenzeichen).
Bei Unfall: Hergangsbeschreibung mit ggf. Zeugen.
Kostenvoranschlag des Glasers (mindestens 1, idealerweise 2).

4. Elementarversicherung (separat zur Wohngebäude-Police)

Wetterdaten-Screenshot vom Deutschen Wetterdienst — Niederschlagsmenge in mm/m² am Schadentag.
Wasserstand-Foto mit Maßband oder klar erkennbarer Höhe an der Wand.
Wartungsprotokoll der Rückstausicherung (jährlich, bei Rückstau-Schaden Pflicht).
Bei Hochwasser: Pegelstand-Daten vom Hochwasserportal.
Foto-Dokumentation der baulich-technischen Schutzmaßnahmen (Hochwasserschotts, Rückstausicherung, etc.).

5. Vermögensschaden-Haftpflicht (VSH) — Verwalter-Fehler

Schaden-Schreiben des Geschädigten (Mieter, Eigentümer, Dritter) mit konkretem Vorwurf und bezifferter Forderung.
Verwaltervertrag mit Leistungsumfang.
Beschluss-Protokolle der Eigentümerversammlungen, falls Beschluss-Fehler vorgeworfen.
Schriftwechsel zwischen Verwalter und Geschädigtem (auch interne E-Mails, soweit relevant).
Dokumentation der Pflichten-Erfüllung (Wartungsprotokolle, Versicherungsabschlüsse, Banking-Buchungen).
Bei Streit: Zeit-Tagebuch der Vorgänge (Verwalter-Tagebuch).

6. Vertrauensschadenversicherung (Veruntreuung, Manipulation)

Strafanzeige bei der Polizei (Aktenzeichen).
Schadenhöhe-Berechnung mit Kontoauszügen, Banking-Belegen, Buchungen.
Personalakte des betroffenen Mitarbeiters (mit Hintergrundprüfungs-Dokumenten, falls vorhanden).
Vier-Augen-Prinzip-Dokumentation oder deren Verletzung.
Externe Buchprüfungs-Berichte, falls vorhanden.
Vertrauensschaden-Anzeigeformular (sehr detailliert, viele Versicherer haben eigene).

Foto-Dokumentation — wie richtig?

Foto-Standards für Schadenmeldungen:

Datums-/Zeitstempel in der Kamera einschalten (alle Smartphones haben das).
Übersichts-Aufnahmen: zeigen den Raum, das Gebäude, das Schadenumfeld.
Detail-Aufnahmen: zeigen die konkrete Schadenstelle aus Nähe.
Bezugspunkt: mindestens ein Foto mit Maßband oder erkennbarer Größenreferenz (Maßstabsleiste, Münze).
Vor-/Nach-Reparatur: vor der Notreparatur unbedingt, nach Notreparatur zur Dokumentation der Maßnahme.
Backup speichern: Fotos auf Cloud-Speicher hochladen — Verlust eines Smartphones beim Schadenfall ist möglich.

Zeitliche Sortierung — was muss sofort, was darf nachgereicht werden

Unterlage	Spätestens	Hinweis
Schadenanzeige (Formular oder Mail)	24–48 Stunden	„Unverzüglich“ — verspätete Meldung = Leistungskürzung
Fotos / Erstdokumentation	Mit der Schadenanzeige	Spätestens 48 Stunden
Wetterdaten-Screenshot	Mit der Schadenanzeige	Sofern relevant (Sturm/Starkregen)
Polizei-Aktenzeichen	So bald wie ausgestellt	Typisch 1–2 Wochen
Handwerker-Kostenvoranschläge	Vor Reparatur-Beauftragung	Bei Großschäden: 2–3 Vergleichs-KVs
Trocknungs-Messprotokoll	Während der Trocknung	Tagesaktuell, später als Beleg-Konvolut
Mietausfall-Berechnung	Monatlich nach Schaden	Solange Mietausfall läuft, jeden Monat aktualisieren
Schlussabrechnung	Nach Abschluss der Reparatur	Inkl. aller Rechnungen, ggf. Selbstbeteiligung

Häufige Fragen

Was, wenn ich keine Fotos gemacht habe?

Nachträgliche Fotos sind besser als keine. Wenn die Schadenstelle schon repariert ist, dokumentieren Sie die noch sichtbaren Spuren, sammeln Sie Zeugen-Aussagen und die Handwerker-Berichte. Im Streitfall kann ein Gutachter die ursprüngliche Schadenursache oft auch nachträglich noch beurteilen — aber wirken Sie nicht so, als wäre die fehlende Dokumentation Vorsatz.

Müssen alle Unterlagen sofort komplett sein?

Nein. Die Schadenanzeige muss innerhalb der Frist erfolgen, viele Unterlagen können nachgereicht werden. Aber: Wer schon bei der Erstmeldung wichtige Unterlagen mitliefert, beschleunigt die Bearbeitung. Versicherer-Sachbearbeiter mögen vollständige Meldungen.

Wie lange muss ich die Unterlagen aufbewahren?

Bis zur Schaden-Abschlussbestätigung des Versicherers — danach noch 3 Jahre (Verjährungsfrist nach § 195 BGB). Bei größeren Schäden oder laufenden Streitfällen: Verjährungs-Hemmung beachten, ggf. länger aufbewahren.

Was, wenn der Geschädigte (bei HuG-Fällen) keine Rechnungen vorlegen will?

Ohne Belege ist keine Erstattung möglich. Drängen Sie den Geschädigten höflich, aber bestimmt, alle Unterlagen schriftlich beim Versicherer einzureichen. Bei Personenschaden: Arzt-Bescheinigung und ggf. Krankenhaus-Rechnung sind zwingend. Ohne Belege keine Leistung.

Welche Unterlagen sollten in die Hausakte, welche in die Versicherungsakte?

Versicherungsakte: alles, was unmittelbar mit dem konkreten Schadenfall zu tun hat (Schadenanzeige, Fotos, Belege). Hausakte: dauerhafte Dokumente wie Wartungsprotokolle, Police-Verträge, Teilungserklärung. Diese Trennung beschleunigt spätere Suche.

Unterlagen-Vorbereitung im konkreten Schadenfall

Wenn Sie bei einem konkreten Schadenfall unsicher sind, welche Unterlagen Sie brauchen — oder ob Ihre Dokumentation für den Versicherer ausreicht: Vereinbaren Sie einen Online-Termin. Wir gehen die Schadenakte gemeinsam durch und identifizieren Lücken vor der Einreichung.

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Wer steht hinter diesem Ratgeber?

Jan Pohl, ungebundener Versicherungsmakler aus Aachen, spezialisiert auf Hausverwalter, WEG-Verwalter und Immobilienmakler. Drei Perspektiven aus Jura, BWL und Beratungspraxis. Die Hinweise basieren auf VVG, BGB und gängigen Bedingungswerken. Im konkreten Schadenfall ist eine fachliche Prüfung der Police-Anforderungen Pflicht.

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